Software de toma de pedidos B2B: la tabla de 12 criterios para elegir sin equivocarse

Primera mañana de feria. La red del pabellón está saturada, un comprador espera delante del stand y el comercial tiene que registrar una matriz de tallas por color mientras la conversación sigue. Es en ese momento cuando dos programas de toma de pedidos que se parecían sobre el papel dejan de parecerse.

Sobre el terreno, las diferencias entre soluciones son considerables. La tabla que sigue las compara según doce criterios, elegidos para una marca que vende en ferias, en showroom y en reposición.

Antes de comparar: describir su propia forma de vender

Enumere sus canales (ferias, showrooms, agentes, importadores, portal en línea), sus temporadas, sus divisas, el número de comerciales y de referencias. Este retrato sirve de pliego de condiciones y evita dejarse guiar por la demostración del proveedor.

Prepare después tres escenarios concretos: un pedido de colección en feria, una reposición en plena temporada y un pedido de exportación. Son los escenarios que pedirá recorrer a cada proveedor, con sus productos y sus clientes.

Los 12 criterios para comparar un software de toma de pedidos B2B

1. ¿Gestiona el software su sector sin reutilizar campos?

Un software diseñado para la moda gestiona matrices de tallas y colores. La óptica necesita calibres y números de serie, la cosmética números de lote y fechas de caducidad, el mueble medidas y acabados. Compruebe que su sector se gestiona de forma nativa, sin reutilizar campos previstos para otra cosa.

2. Un pedido tipo se registra rápido, incluso en plena cita

Mida, cronómetro en mano, el tiempo necesario para registrar un pedido tipo: elección del cliente, matriz de tallas por color, prepacks, esos surtidos de tallas que se venden en lote, resumen. Un comprador con prisa no debe esperar a la herramienta.

3. En tableta, la herramienta debe funcionar sin conexión

Las redes de las ferias están saturadas. La herramienta debe poder usarse sin conexión y sincronizar después los pedidos, sin pérdidas ni duplicados. Haga la prueba desactivando el wifi durante la demostración.

4. Las reglas comerciales se muestran antes de la firma

Pedidos mínimos en importe o en unidades, anticipos, descuentos con tope, condiciones de pago: el software debe aplicar estas reglas automáticamente. El comercial también debe verlas antes de que el cliente firme.

5. El precio mostrado es el que se facturará, en cada divisa

Listas de precios por país, por cliente o por canal, varias divisas, coeficientes: el precio que ve el comprador debe ser siempre el que se facturará. Para la exportación, consulte nuestra guía para vender al por mayor en el extranjero.

6. El comercial conoce a su cliente antes de entrar en la cita

Historial de compras, riesgo pendiente, direcciones de entrega, interlocutores: el comercial debe poder preparar su cita y proponer los complementos adecuados.

7. El portal de compradores permite volver a pedir entre dos citas

Sus revendedores deben poder volver a pedir entre dos citas, con sus condiciones, sobre el stock realmente disponible. Vea también nuestra comparativa de marketplace mayorista o portal de pedidos de marca.

8. Los cuadros de mando están al día durante la campaña

Ventas por colección, por comercial, por país y por cliente, en directo durante la campaña: este seguimiento permite ajustar la producción a tiempo.

9. Las integraciones eliminan las transcripciones

Exportación de cantidades a las fábricas, conexión con el ERP, la contabilidad o el pago: cada transcripción evitada es un error evitado.

10. Cada miembro de la red comercial ve sus clientes, y solo los suyos

Agentes, importadores, showrooms, distribuidores: cada uno debe ver sus clientes y sus comisiones.

11. Seguridad y prueba: el pedido debe hablar por sí mismo

Datos alojados en Europa, permisos por rol, registro de modificaciones, prueba de la firma del cliente: en caso de desacuerdo, el pedido debe hablar por sí mismo.

12. El acompañamiento y la puesta en marcha se valoran en tiempo

¿Quién carga su catálogo, sus clientes y sus tarifas? ¿En cuánto tiempo? Una solución que nadie configura se queda en una promesa. Si la importación de datos queda a su cargo, cuente ese trabajo en el plazo de puesta en marcha.

La tabla que hay que rellenar durante la demostración

Cuatro errores frecuentes al elegir una herramienta de pedidos

• Elegir a partir de una lista de funcionalidades en lugar de sus escenarios reales.
• Comparar solo el precio de la licencia, sin el tiempo de puesta en marcha ni las transcripciones evitadas.
• Olvidar a los usuarios de campo: una herramienta que los comerciales no adoptan no genera ningún dato.
• Subestimar la exportación: divisas, idiomas y reglas por país se configuran desde el principio.

Elegir: tres proveedores, tres escenarios, un pedido real

Quédese con tres soluciones, no más. Envíe a cada una sus tres escenarios y exija que se recorran con sus productos, preferiblemente por un comercial de su equipo que registre un pedido tipo real. Rellene la tabla durante la demostración, anotando cada señal de alarma. Compare por último las ofertas por su coste total: licencias, tiempo de puesta en marcha y transcripciones evitadas. La herramienta elegida debe estar configurada, con el catálogo y las tarifas cargados, antes de la primera feria.