Fachmesse vorbereiten: die Methode für mehr Aufträge bei jedem Termin

Stand, Reisen, Muster und Arbeitszeit des Teams: Eine Fachmesse ist für eine Marke eine erhebliche Investition. Präsenz allein macht sie noch nicht rentabel. Die Marken, die am meisten herausholen, bereiten ihre Termine Wochen im Voraus vor, erfassen die Aufträge reibungslos und fassen nach Messeschluss systematisch nach. Für die Wahl der Messe selbst lesen Sie unseren Kalender der Fachmessen nach Branche.

Sechs bis acht Wochen vorher: Kollektion und Tools vorbereiten

• Die präsentierte Kollektion festlegen: Artikel, Farben, Größen, Großhandelspreise und unverbindliche Preisempfehlungen.
• Preislisten je Land und Währung, Mindestbestellwerte und Anzahlungsbedingungen aktualisieren.
• Die Visuals vorbereiten: Packshots, Model-Fotos, Lookbook, Linesheet.
• Prüfen, ob jeder Verkäufer, Handelsvertreter und Showroom den aktuellen Katalog und seine Zugänge hat.

Alles Weitere hängt davon ab: Ein Linesheet, das mit einem vorläufigen Preis verschickt und dann korrigiert wird, verunsichert den Einkäufer.

Drei bis vier Wochen vorher: den Terminkalender füllen

Die besten Termine werden vor der Messe vereinbart. Laden Sie Ihre Bestandskunden mit einem Terminvorschlag ein, sprechen Sie gezielt die Interessenten an, die Sie treffen möchten, und schicken Sie ihnen vorab das Linesheet oder das Lookbook.

Ein Einkäufer, der die Kollektion bereits durchgesehen hat, kommt mit einer Auswahl. Der Termin ist kürzer, und der Auftrag größer.

Am Vortag der Messe: das Team zu vier Punkten briefen

• Die Prioritäten der Saison: Key Pieces, Neuheiten, Produkte, die gepusht werden sollen.
• Die Vertriebsregeln: Mindestbestellwerte, erlaubte Rabatte, Zahlungsbedingungen, und wer davon abweichen darf.
• Die Ziele: Umsatz, Neukunden, Termine pro Verkäufer.
• Die Organisation: Wer empfängt, wer erfasst, wer kümmert sich um das Nachfassen.

Klären Sie Ausnahmen vor der Öffnung: Ein Verkäufer, der nicht weiß, ob er einen Auftrag unter dem Mindestbestellwert annehmen darf, improvisiert vor dem Einkäufer. Wie Sie diese Schwellen festlegen, erklärt unser Leitfaden zum Mindestbestellwert im Großhandel.

Während der Messe: Wie erfasst man einen Auftrag reibungslos?

Am Stand ist die Zeit eines Einkäufers knapp. Die Auftragserfassung muss dem Rhythmus des Gesprächs folgen: Kunden aufrufen, Historie einsehen, Kollektion in Bildern durchgehen, Größen-Farb-Raster ausfüllen, ein Prepack (ein festes Paket aus Größen und Farben) anwenden, die Zusammenfassung anzeigen und unterschreiben lassen. Jede fehlende Information, ob Lieferzeit, Materialzusammensetzung oder Verfügbarkeit, sorgt für ein weiteres Zögern.

Zwei Vorkehrungen vermeiden böse Überraschungen: ein Tool für die Auftragserfassung, das auch dann funktioniert, wenn das Messenetz überlastet ist, und Regeln, die vor der Unterschrift sichtbar sind, damit nicht erst hinterher auffällt, dass ein Auftrag unter dem Mindestbestellwert liegt.

Einkäufer, die nicht vor Ort bestellen

Viele Einkäufer machen sich Notizen, vergleichen mehrere Marken und entscheiden nach der Messe. Speichern Sie ihre Auswahl als Entwurf oder gespeicherten Warenkorb, mit einer datierten Erinnerung. Dieser Entwurf wird zur Grundlage Ihres Nachfassens.

Nach der Messe: in fünf Schritten nachfassen und übermitteln

1. Jedem Kunden in den folgenden Tagen die Zusammenfassung seines Auftrags schicken.
2. Bei unentschlossenen Einkäufern mit ihrer Auswahl nachfassen, bevor sie ihr Budget verplant haben.
3. Die Aufträge konsolidieren und die Mengen je Modell und Farbe prüfen.
4. Die Mengen fristgerecht an die Produktionsbetriebe übermitteln.
5. Mit dem Team Bilanz ziehen, solange die Eindrücke noch frisch sind.

Mit welchen Kennzahlen bewertet man eine Fachmesse?

Fachmesse vorbereiten: der Zeitplan in der richtigen Reihenfolge

Verstehen Sie diese Fristen als Richtwerte, die Sie an Ihren Produktionskalender anpassen: Kollektion und Preise sechs bis acht Wochen vorher festlegen, den Terminkalender drei bis vier Wochen vorher füllen, das Team am Vortag briefen, Ausnahmen inklusive. Am Stand mit sichtbaren Regeln erfassen und die Auswahl der Unentschlossenen sichern. Danach Zusammenfassungen verschicken, nachfassen, konsolidieren und an die Produktionsbetriebe übermitteln.