Soluciones de pedidos wholesale: ALTORE frente al papel, el ERP y los marketplaces

La última noche de una feria, una marca vuelve con un montón de notas de pedido en papel rellenadas en el stand, el archivo Excel que lleva su agente en el extranjero y algunos pedidos llegados a través de un marketplace. Antes de lanzar la producción, alguien tendrá que volver a introducirlo todo, revisar tallas, tarifas y mínimos, y después transmitir las cantidades a las fábricas. Sin embargo, cada una de estas herramientas se eligió por buenas razones, y ninguna es la adecuada para todas las marcas. Queda por saber cuál cubre cada necesidad, y a partir de qué momento una categoría de solución deja de bastar.

Cómo leer esta comparativa de soluciones de pedidos wholesale

La tabla compara categorías de herramientas, no productos. Dentro de una misma categoría, las funcionalidades varían de un proveedor a otro: cada casilla resume una situación frecuente, no una regla, y responde a una valoración más que a una medición. «Según la herramienta» significa que algunas soluciones ofrecen la función y otras no. «Parcial» significa que la función existe de forma general, sin haber sido pensada para la moda.

Cuatro categorías se comparan con ALTORE:

• Papel / Excel: la nota de pedido impresa o el talonario, y después la hoja de cálculo que lleva la marca.
• ERP / CRM generalista: el módulo comercial de un software de gestión, o una herramienta de relación con el cliente concebida para todos los sectores.
• Marketplace B2B: una plataforma de venta wholesale en la que muchas marcas presentan sus colecciones a compradores profesionales.
• Plataforma B2B generalista: un software de pedidos en línea entre empresas, concebido para todo tipo de productos y no especializado en moda.

El paso del papel a lo digital se detalla en la comparativa papel, Excel o plataforma B2B; una parrilla más fina figura en los 12 criterios para elegir un software de toma de pedidos B2B.

Por qué la elección de la herramienta de pedidos se plantea ahora

Los compradores profesionales han cambiado de hábitos. Según una encuesta publicada en 2024 por McKinsey & Company, los clientes B2B utilizan de media una decena de canales para relacionarse con sus proveedores, frente a cinco en 2016. Alrededor de un tercio de ellos prefiere, en cada etapa de la compra, el autoservicio digital, es decir, poder hacer pedidos por su cuenta.

Del lado de la marca, la hoja de cálculo muestra sus límites en cuanto los archivos crecen, y no es algo nuevo. Ya en 2008, la síntesis de auditorías publicada por Raymond Panko, investigador de la Universidad de Hawái, detectaba errores en una gran parte de las hojas de cálculo examinadas en empresas, casi siempre invisibles para su autor. Elegir una herramienta ya no es una cuestión de comodidad: afecta a la fiabilidad de los pedidos y al margen que se deja al minorista.

La tabla comparativa, criterio por criterio

Leída fila a fila, la tabla muestra sobre todo una cosa. Las categorías generalistas cubren bien las necesidades comunes a todos los sectores, como los precios por cliente, la contabilidad o el seguimiento de prospectos. Cubren peor las propias de la moda: la parrilla de tallas, la feria, la colección vendida antes de fabricarse.

Papel y Excel: gratuitos, flexibles, pero sin control

La nota de pedido en papel nunca se queda sin batería y la hoja de cálculo casi no cuesta nada. Su flexibilidad es real: cada uno adapta su archivo a su forma de trabajar.

El límite aparece con el volumen. Cada pedido en papel debe volver a introducirse, con los errores de cantidades o de tarifa que eso supone. Las versiones del mismo archivo se multiplican. Sobre todo, nada controla las reglas comerciales en el momento de tomar el pedido: un pedido mínimo no alcanzado o un descuento mal aplicado solo se descubre después, cuando resulta delicado volver al cliente.

ERP o CRM generalista: la referencia de la gestión, menos del stand

El ERP sigue siendo la herramienta de referencia para la contabilidad, el stock, la facturación y las compras. Un CRM generalista estructura bien el seguimiento de los prospectos y de los intercambios con los clientes.

Su módulo comercial suele permitir introducir un pedido, pero en general está pensado para una oficina conectada más que para un stand de feria. Según la herramienta, la parrilla colores × tallas exige una configuración específica, y los surtidos tipo o los prepacks y curvas de tallas no siempre están previstos. Por eso muchas marcas conservan su ERP y le conectan una herramienta de toma de pedidos, que le transmite las cantidades validadas.

Marketplace B2B: un canal de descubrimiento, una relación compartida

La fuerza de un marketplace wholesale reside en su audiencia: compradores que buscan activamente nuevas marcas. Algunas plataformas también se encargan del cobro o del riesgo de crédito.

La contrapartida se lee en la tabla. La marca aparece entre otras, las condiciones son en parte las de la plataforma y la relación con el minorista se comparte. Las diferencias se detallan en el artículo marketplace wholesale o portal de pedidos de marca: en la práctica, ambos enfoques suelen complementarse.

Plataforma B2B generalista: un alcance amplio, poca moda

Una plataforma de pedidos B2B generalista sirve tanto a un mayorista de ferretería como a un fabricante agroalimentario. Suele ofrecer un catálogo en línea, precios por cliente y un espacio de pedidos para los minoristas, a menudo con numerosas integraciones.

Lo que no siempre contempla son los usos propios de la moda: las curvas de tallas, los surtidos, las colecciones vendidas antes de la producción, las ferias sin conexión, los agentes y los showrooms en el extranjero.

Cuándo ALTORE es adecuado

ALTORE corresponde a la situación de una marca en cuatro casos:

• Vende colecciones en ferias, en showroom o por videollamada, y sus vendedores deben poder tomar un pedido incluso sin conexión.
• Sus productos se declinan en colores y tallas, con surtidos tipo y cantidades que transmitir a las fábricas.
• Trabaja con agentes, importadores o showrooms en el extranjero, con precios por país y varias divisas, y comisiones de agentes que calcular.
• Quiere que el pedido se firme in situ o a distancia, con una firma electrónica simple y su expediente de prueba (véase la firma electrónica de una nota de pedido y su valor jurídico).

ALTORE y sus herramientas actuales

ALTORE se integra en su organización sin sustituirlo todo. Reúne en una misma ficha de cliente los pedidos tomados en feria, en showroom, por videollamada y en su portal, con sus condiciones, para que cada cliente pida más, temporada tras temporada.

También se conecta a su ERP: le transmite los pedidos validados, y la contabilidad general se sigue llevando en su herramienta de gestión habitual.

Comprobar cada criterio en una demostración

Una comparativa da referencias; solo una demostración con sus propios productos permite decidir. Pida a cada proveedor que muestre los criterios que cuentan para usted en lugar de marcar casillas. Lleve su parrilla de tallas, sus tarifas y un escenario de feria real, y compruebe dónde se alojan sus datos y cómo recuperarlos al final del contrato. Para un servicio en línea, la autoridad francesa de protección de datos, la CNIL, recomienda realizar un análisis de riesgos antes de comprometerse y prever en el contrato la seguridad, la reversibilidad y la devolución de los datos. Para estimar la ganancia esperada, consulte lo que dicen los estudios sobre el tiempo ahorrado.

Por dónde empezar antes de elegir una herramienta

Marque primero, en la tabla, las filas que importan en su actividad. Conserve su ERP y busque una herramienta que se conecte a él. Reserve por último las demostraciones, y no firme hasta haber leído la cláusula de reversibilidad.