Digitalizar el wholesale: lo que de verdad dicen los estudios sobre el tiempo ahorrado

En el stand de una feria, la compradora de una boutique valida su selección, firma la nota de pedido y se marcha a su siguiente cita. Para ella, el pedido está hecho. Para la marca, el trabajo empieza: esa nota hay que volver a teclearla, verificarla, fusionarla con las de los demás vendedores y convertirla en cantidades para la fábrica.

«¿Cuánto tiempo vamos a ganar?» La pregunta precede a cualquier decisión de digitalizar la toma de pedidos, y con demasiada frecuencia recibe cifras sin origen conocido. Investigación universitaria, encuestas de consultoras, evaluaciones públicas: ningún estudio trata específicamente del wholesale de moda, pero cada uno ilumina una parte del problema. Este artículo repasa lo que miden, lo que dejan fuera y cómo cuantificar su propio ahorro sin fiarse de una cifra genérica. Cada estudio lleva su fecha, para que usted juzgue su vigencia.

¿Dónde se va el tiempo en una toma de pedidos en papel o en Excel?

Las horas se pierden después de la cita, en el recorrido que lleva el pedido del stand o del showroom hasta la fábrica. La comparativa nota de pedido en papel, Excel o plataforma B2B describe cada una de estas etapas. Vistas desde el tiempo invertido, se reducen a seis partidas:

• Doble captura: la nota en papel o el archivo del vendedor se vuelve a teclear en la hoja de cálculo central y, a menudo, una tercera vez en el ERP o en el programa de facturación.
• Control: revisar referencias, colores, tallas, precios del país y divisa, y comprobar el pedido mínimo y el descuento concedido.
• Correcciones: averiguar el origen de un total erróneo, una talla invertida o un color olvidado, y volver a llamar al cliente para confirmar.
• Consolidación: fusionar los archivos de varios vendedores y conciliar las versiones al final de la feria.
• Recordatorios: notas sin firmar, condiciones de pago por confirmar, anticipos por reclamar, preguntas del comprador sobre su pedido.
• Recaptura para la fábrica: reconstruir las cantidades por modelo, talla y color para cada fabricante.

Ninguna de estas partidas figura en la agenda de la feria. Se reparten en los días y semanas siguientes, entre el comercial, la administración de ventas y, a menudo, el propio director. Así dispersas, casi siempre escapan a cualquier cálculo.

Errores en hojas de cálculo: el 5,2 % de las fórmulas afectadas en las auditorías

Raymond Panko, investigador de la Universidad de Hawái, dedicó buena parte de su trabajo a los errores en hojas de cálculo. En su síntesis «Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do», presentada en 2000 en el primer simposio de EuSpRIG (European Spreadsheet Risks Interest Group) y publicada en arXiv en 2008, recopila auditorías de archivos reales realizadas en los años noventa. Los estudios que miden los errores fórmula a fórmula los encuentran en el 5,2 % de las fórmulas examinadas.

El investigador sitúa este resultado en la investigación más amplia sobre el error humano. Las acciones cognitivas sencillas pero no triviales, como escribir, calcular o redactar una instrucción, presentan una tasa de error base que suele situarse entre el 1 % y el 5 %. Una hoja de cálculo suma gestos humanos, y cada uno de ellos lleva esa tasa. Los programas han cambiado desde entonces; la mano que teclea, mucho menos.

Qué significa esta tasa para un pedido wholesale

Un pedido wholesale no cabe en una línea. Es una cuadrícula de cantidades por modelo, color y talla, con precios por país y descuentos. Tomemos un pedido hipotético de 8 modelos, cada uno en 3 colores y 6 tallas: 144 celdas que rellenar a mano. Con una tasa de error del 1 %, cabe esperar más de un error; con el 5 %, unos 7.

En los cientos de celdas de una campaña, la presencia de errores está casi garantizada. Queda saber cuándo se descubrirán: en el control, o en la entrega, cuando la boutique desembala una talla que nunca pidió. El reparto de tallas sigue además sus propias reglas, explicadas en la guía sobre la curva de tallas y los prepacks, esos lotes surtidos de antemano que se venden en una sola caja.

Automatización de ventas: un tercio de las tareas, una empresa de cada cuatro

En su artículo «Sales automation: The key to boosting revenue and reducing costs», publicado en mayo de 2020, McKinsey se apoya en las investigaciones del McKinsey Global Institute. La consultora estima que alrededor de un tercio de las tareas de venta y de administración de ventas puede automatizarse fácilmente con la tecnología de entonces.

El mismo artículo mide la distancia entre ese potencial y la práctica. Solo una empresa de cada cuatro había automatizado entonces al menos un proceso de venta. Las pioneras declaraban mejoras de eficiencia del 10 al 15 %, con un potencial de aumento de ventas de hasta el 10 %. Estas cifras son anteriores al auge de la IA generativa: el potencial probablemente ha crecido desde entonces, y la adopción también, sin que se haya publicado una medición comparable.

En una marca wholesale, las tareas afectadas se reconocen sin dificultad: captura de pedidos, verificación de condiciones, envío de resúmenes, recordatorios, preparación de archivos para la fábrica. Ocupan a comerciales y administración de ventas durante las semanas de campaña, justo cuando cada hora dedicada a un archivo se le resta a los clientes.

Compradores B2B: la «regla de los tres tercios» de McKinsey

El B2B Pulse Survey de McKinsey encuesta cada año a responsables de decisión B2B. Su síntesis de 2024, «Five fundamental truths: How B2B winners keep growing», se basa en casi 4.000 responsables de 13 países. Describe una «regla de los tres tercios»: las interacciones de los compradores se reparten a partes más o menos iguales entre el contacto en persona, el intercambio a distancia con un comercial y el autoservicio digital.

Este reparto refleja un cambio de hábitos. Antes de 2020, cerca de la mitad de los encuestados todavía prefería el contacto en persona para buscar y evaluar proveedores. Aun así, el encuentro físico conserva su peso al iniciar una relación: el 41 % de los encuestados prefiere el contacto en persona con un proveedor nuevo, y el 40 % para una primera compra.

Para una marca, el reparto de papeles se deriva de ello. La feria y el showroom siguen siendo los lugares donde se abre una cuenta. Las reposiciones en plena temporada, las modificaciones y el seguimiento pasan cada vez más por canales digitales. Un portal donde el comprador hace y sigue él mismo su pedido deja al comercial su lugar y lo libera de tareas de poco valor. El artículo sobre las tendencias del wholesale digital analiza este movimiento.

Facturas y pedidos de compra: lo que cuesta el tratamiento manual

Universidad de Hasselt: más de 7.000 € de ahorro potencial al año

En facturación, un estudio universitario belga aporta cifras precisas. Publicado en 2016 en el International Journal of Digital Accounting Research por Poel, Marneffe y Vanlaer (Universidad de Hasselt), «Assessing the electronic invoicing potential for private sector firms in Belgium» se basa en una encuesta a 683 empresas.

Los autores estiman en más de 7.000 € al año el ahorro potencial de la facturación digital para una pequeña empresa media de la muestra. Estas pequeñas empresas se declaran dispuestas a invertir de media 2.380 €, casi tres veces menos que el beneficio estimado. A escala nacional, con datos de 2014, el coste total de la facturación de las empresas privadas belgas se estima en 3.470 millones de euros (0,96 % del PIB). Podría bajar a 1.460 millones (0,38 % del PIB) si todas las facturas fueran digitales, una diferencia de unos 2.000 millones de euros.

APQC: de 14 a más de 54 dólares por tramitar un pedido de compra

En pedidos, la APQC, organismo estadounidense de referencia en benchmarking, publicó en abril de 2026 sus referencias sobre el coste de tramitar un pedido de compra. El cuarto más eficiente de las organizaciones dedica unos 14 dólares por pedido; el cuarto menos eficiente, más de 54 dólares. Esta diferencia de casi uno a cuatro se debe sobre todo a la forma de organizar el trabajo.

La cifra se refiere al lado del comprador, es decir, a sus clientes boutiques y grandes almacenes. Un proveedor que les simplifica la forma de hacer pedidos les ahorra tiempo, y ese ahorro se convierte en un argumento comercial que hacer valer en la cita.

Digitalizar el wholesale: ¿cómo calcular su propio ahorro?

Los estudios dan órdenes de magnitud. No dicen nada de su colección, de su equipo ni de sus clientes. El método cabe en una temporada:

1. Cronometre una decena de pedidos recientes, paso a paso: captura, control, consolidación, envío del resumen, recordatorios, preparación del archivo para la fábrica.
2. Cuente los errores de una temporada: líneas corregidas tras el envío, abonos, cambios o litigios debidos a un error de captura, y el tiempo dedicado a resolverlos.
3. Multiplique el tiempo medio por pedido por su volumen anual de pedidos.
4. Valore esas horas al coste horario con cargas de las personas implicadas: comerciales, administración de ventas, dirección.
5. Tras el cambio de herramienta, repita exactamente la misma medición durante una temporada completa y compare.

El protocolo importa tanto como el resultado. Si la medición «después» abarca otras etapas u otras personas que la medición «antes», la comparación ya no demuestra nada.

Ejemplo ilustrativo (hipótesis, no un estudio)

Tomemos una marca ficticia que gestiona 600 pedidos al año en dos temporadas. Las hipótesis del ejemplo son las siguientes: 40 minutos de trabajo posterior a la cita por pedido en papel y Excel (recaptura, control, recordatorios), 15 minutos cuando el pedido se registra directamente en una herramienta, un 5 % de pedidos con un error que requiere una hora de corrección y un coste horario con cargas de 40 €.

• Tiempo ahorrado por pedido: 40 − 15 = 25 minutos; en el año: 25 × 600 = 15.000 minutos, es decir, 250 horas.
• Errores: 5 % de 600 = 30 pedidos × 1 hora = 30 horas, que se suponen evitadas para simplificar.
• Total: 250 + 30 = 280 horas, es decir, 8 semanas de 35 horas; valoradas a 40 €, 280 × 40 = 11.200 € al año.

Repartido entre las dos temporadas de la marca, el ahorro representa 140 horas por campaña, concentradas en las semanas de mayor carga del equipo. Estas cifras solo valen para sus hipótesis. Sustitúyalas por sus mediciones y añada lo que el ejemplo ignora: coste de la herramienta, formación y ventas que permiten las horas liberadas.

Los límites de los estudios sobre el tiempo ahorrado

Cada uno de los estudios citados tiene sus puntos ciegos. Antes de llevar una cifra a un expediente de inversión, tenga presentes cinco reservas:

• Ninguno trata del wholesale de moda: miden hojas de cálculo, equipos comerciales o facturas en general.
• Los contextos difieren: grandes empresas, países, años de recogida de datos; una auditoría de hojas de cálculo de los años noventa o una cifra de 2014 o de 2020 describe otro estado de la tecnología.
• Algunas cifras son potenciales, no ganancias constatadas: «automatizable» no significa «automatizado».
• Las proyecciones suelen sobrestimar: según el cuadro de indicadores REFIT de la Comisión Europea, que recoge la evaluación publicada en 2020 de la segunda directiva sobre facturación (2010/45/UE), los ahorros esperados de la factura electrónica se habían estimado en 2010 en hasta 18.000 millones de euros, suponiendo que todas las facturas pasaran al formato electrónico, frente a los 1.040 millones realmente constatados en 2014-2017. Lo constatado supone menos del 6 % de la estimación alta.
• El ahorro depende del uso: una herramienta mal adoptada, sorteada con un Excel paralelo, no ahorra nada.

Medir primero, elegir la herramienta después

Los estudios sirven para plantear las preguntas adecuadas; no cuantifican su retorno de la inversión. El orden de los pasos se deriva de ello. Empiece por cronometrar una decena de pedidos de la campaña en curso y por contar los errores de la temporada pasada: ese punto de partida es suyo y nadie podrá discutirlo.

Compare después los enfoques disponibles con ALTORE frente a las demás soluciones del mercado y páselos por el filtro de la guía para elegir un software de toma de pedidos B2B. Una vez implantada la herramienta, repita la misma medición durante una temporada completa. La única cifra que se sostendrá ante su socio o su banco será esa.