ホールセールの発注書：紙、Excel、BtoBプラットフォーム、それぞれの本当のコスト

展示会明けの月曜日、ブランドの営業チームは、生産を始める前に読み返し、判読し、再入力しなければならない発注書の山を前にすることがよくあります。展示会、ショールーム、取扱店への巡回営業。受注はシーズンの行方が決まる瞬間です。それにもかかわらず、多くのデザイナーズブランドは、創業当初の手段のまま受注を行っています。複写式の発注書と、営業担当者に配るExcelファイルです。

これらの方法自体が悪いわけではありません。しかし、コレクション、チーム、販売国が増えるにつれて、コストがかさむようになります。

紙の発注書：ブースではシンプルだが、あとからコストがかかる

複写式の発注書には確かな利点があります。誰でも使い方がわかり、故障することもなく、通信も必要ありません。

限界が現れるのは商談のあとです。発注書を1枚ずつ読み返し、文字を判読し、表計算ソフトやERPに再入力しなければなりません。品番の書き間違い、カラーの記入漏れ、サイズの取り違えは、納品の段階になって初めて発覚し、そのときにはもう手遅れです。商談中の営業担当者の手元には、在庫も取引先の購買履歴も国別価格もありません。記憶に頼って対応することになります。

• 常に再入力が必要なため、販売から生産までに時間がかかり、ミスも生じる。
• 発注書が戻ってくるまで、その日の売上がまったく見えない。
• 最低発注量、値引き、前払い金などの取引条件が記憶頼みで、適用にばらつきが出る。
• トラブルの際に、署名や取引条件を確認しにくい。

Excelの発注書：一元化できるが、壊れやすい

表計算ソフトは、多くの場合2番目のステップです。ブランドはシーズンごとに1つのファイルを作り、品番、価格、サイズごとの列を並べます。注文を集約し、合計を計算できるので、紙に比べれば明らかな進歩です。

しかし、表計算ソフトは顧客の前で販売するために作られたものではありません。タブレットでカラー別のサイズグリッドを入力するのは手間がかかります。営業担当者ごとにファイルのバージョンが増え、上書きされた数式ひとつで合計が狂い（2008年に公開されたレイモンド・パンコによる、すでに古い研究も、こうした表計算のミスが頻繁に起きることを指摘していました）、最低発注量を下回る注文や方針外の値引きを防ぐ仕組みもありません。コレクションの販売に欠かせない写真が組み込まれていることもまれです。

• 同じファイルの複数バージョンが生まれ、展示会後の突き合わせが難しい。
• 最低発注量、値引き、通貨の自動チェックがない。
• 画像もわかりやすい注文確認もなく、バイヤーにとって魅力に欠ける体験になる。
• 工場向けの生産データを手作業で作り直す必要がある。

BtoB受注プラットフォームは販売の瞬間にルールを適用

BtoB受注プラットフォームは、画像付きのコレクション、取引先、価格、取引条件をひとつのツールにまとめます。商談中はタブレットで使います。営業担当者が取引先を選び、グリッドに入力するだけで、注文は自動的に最低発注量、国別価格、支払条件に沿ったものになります。

違いが最もはっきり表れるのは展示会のあとです。数字は商談のたびに集計され、数量は再入力なしで生産に送られ、各注文には誰が、いつ、どの条件で受けたかの記録が残ります。主な投資は導入作業で、カタログ、取引先、価格を最初に一度移行する必要があります。

ホールセールの発注書：項目ごとの比較

「顧客の合意の証跡」の行は、特に注意が必要です。タブレットで署名された注文が効力を持つのは、誰が、何に、いつ署名したかをツールが保存している場合だけです。記録すべき項目は、発注書の電子署名の法的効力に関するガイドで詳しく解説しています。

再入力の隠れたコスト

紙や表計算ソフトは無料に見えます。しかし、コストは別のところにあります。展示会のたびに発注書の再入力に費やす時間、納品時に発覚する品番のミス、それに伴う返品・値引き処理、そして必要なときに正しい情報がなかったために逃した売上です。

さらに見えにくいコストもあります。受注期間中に信頼できるデータがなければ、ブランドは生産開始日までに生産数量を調整しにくくなります。これはブランドのBtoB販売を変える7つのトレンドのひとつでもあり、販売データがいまや生産を左右しています。再入力をなくすことで実際にどれだけの時間が生まれるかは、ホールセールのデジタル化で節約できる時間の分析をご覧ください。

紙やExcelの発注書をやめるべきタイミング

プラットフォームへの移行を考えるべき5つのサインがあります。

1. 複数の営業担当者、エージェント、ショールームが同時に注文を受けている。
2. 複数の通貨で販売している、または国ごとに異なる価格で販売している。
3. 展示会のたびに、チームが再入力に何日もかけている。
4. 納品の段階で注文ミスが見つかる。
5. 受注期間が終わってからではなく、期間中に売上を把握したい。

これらのサインは、チームが大きくなり海外販売が伸びるにつれて、同時に現れることが多いものです。そうなったら、手順はシンプルです。まず最低発注量、値引き、国別価格といった取引条件を書き出し、次にBtoB受発注システムの選び方：比較すべき12のポイントで各ソリューションを比較します。その際は、オフラインでの動作と生産への送信を最優先で確認してください。