BtoB受発注システム：失敗しない選び方のための12項目チェックリスト

展示会初日の朝。会場の回線はパンク寸前、ブースの前ではバイヤーが待っていて、営業担当者は会話を続けながらカラーごとにサイズグリッドを入力しなければなりません。カタログ上では似ていた2つの受発注システムの違いがはっきりするのは、まさにこの瞬間です。

現場では、ソリューション間の差は歴然です。以下の比較表は、展示会、ショールーム、追加発注で販売するブランドのために選んだ12の基準で、各製品を比較するものです。

比較の前に：自社の販売スタイルを書き出す

販売チャネル（展示会、ショールーム、エージェント、輸入代理店、オンラインポータル）、シーズン、取引通貨、営業担当者数、品番数を書き出しましょう。この自社プロフィールが要件定義書となり、ベンダーのデモに流されるのを防ぎます。

そのうえで、展示会でのコレクション受注、シーズン中の追加発注、海外からの注文という3つの具体的なシナリオを用意します。各ベンダーには、自社の商品と取引先を使って、このシナリオどおりにデモを進めてもらいます。

BtoB受発注システムを比較する12のポイント

1. 項目を流用せずに自社の業種に対応できるか

ファッション向けのシステムはサイズ展開とカラーに対応しています。一方、アイウェアにはサイズ規格やシリアル番号、コスメにはロット番号と使用期限、家具には寸法と仕上げが必要です。本来別の用途の項目を流用することなく、自社の業種に標準で対応しているかを確認しましょう。

2. 商談の最中でも、標準的な注文をすばやく入力できる

取引先の選択、カラー別サイズグリッド、プレパック（サイズをまとめて販売するアソート）、注文内容の確認まで、標準的な注文の入力にかかる時間をストップウォッチで計測しましょう。忙しいバイヤーをツールの都合で待たせてはいけません。

3. タブレットではオフラインでも動作すること

展示会場の通信回線は混雑しがちです。オフラインでも使い続けられ、あとで注文を漏れや重複なく同期できることが必要です。デモの最中にWi-Fiを切って試してみましょう。

4. 取引条件が署名前に表示される

金額や数量による最低発注量、前払い金（デポジット）、値引きの上限、支払条件などのルールは、システムが自動で適用しなければなりません。さらに、顧客が署名する前に営業担当者がそれを確認できる必要があります。

5. 表示価格がそのまま請求価格になる（どの通貨でも）

国別・取引先別・チャネル別の価格表、複数通貨、掛け率に対応しているか。バイヤーが目にする価格は、常に請求される価格と一致していなければなりません。海外展開については、海外向けホールセール：通貨、国別価格、エージェントと輸入代理店のガイドもご覧ください。

6. 商談に入る前に、営業担当者が取引先を把握している

購買履歴、与信残高、配送先住所、担当者。営業担当者が商談を準備し、適切な追加提案ができることが重要です。

7. バイヤーポータルで商談の合間にも追加発注できる

取引先が商談と商談の合間にも、自社の取引条件で、実際の在庫に基づいて追加発注できる必要があります。あわせて、卸売マーケットプレイスか、自社ブランドの受注ポータルかの比較もご覧ください。

8. 受注期間中もダッシュボードが最新の状態に保たれる

コレクション別、営業担当者別、国別、取引先別の売上を、受注期間中にリアルタイムで把握できること。この把握があってこそ、生産量を間に合ううちに調整できます。

9. システム連携で再入力をなくす

工場への数量データの出力、ERP・会計・決済との連携。再入力をひとつ減らすごとに、ミスがひとつ減ります。

10. 営業ネットワークの各メンバーが、自分の取引先だけを閲覧できる

エージェント、輸入代理店、ショールーム、ディストリビューター。それぞれが自分の取引先とコミッションを閲覧できる必要があります。

11. セキュリティと証跡：注文そのものが事実を物語ること

データの欧州内でのホスティング、役割ごとの権限、変更履歴、顧客の署名の証跡。万一トラブルになったとき、注文そのものが事実を物語るようにしておく必要があります。

12. サポートと導入が期間で見積もられている

カタログ、取引先、価格のデータ移行は誰が行うのか。どのくらいの期間で終わるのか。誰も設定しないソリューションは、約束のままで終わってしまいます。データのインポートが自社任せなら、その作業も導入期間に含めて計算しましょう。

デモ中に記入する比較チェックリスト

受発注ツール選びでよくある4つの失敗

• 実際の業務シナリオではなく、機能一覧で選んでしまう。
• 導入にかかる時間や削減できる再入力を考慮せず、ライセンス価格だけで比較してしまう。
• 現場のユーザーを忘れてしまう。営業担当者に使われないツールからは、データが一切生まれません。
• 海外対応を軽視してしまう。通貨、言語、国ごとのルールは最初から設定しておく必要があります。

選定：3社、3つのシナリオ、1件の実際の注文

候補は3つまでに絞りましょう。各社に3つのシナリオを送り、自社の商品で、できれば自社の営業担当者が実際の標準的な注文を入力する形でデモを進めてもらいます。デモ中に比較表を記入し、注意すべきサインをすべて書き留めます。最後に、ライセンス、導入期間、削減できる再入力を含めた総コストで各社の提案を比較します。選んだツールは、最初の展示会までに設定を終え、カタログと価格の移行も済ませておく必要があります。