홀세일 디지털화: 시간 절감에 대해 연구가 실제로 말하는 것

전시회 부스에서 한 편집숍의 바이어가 셀렉션을 확정하고 주문서에 서명한 뒤 다음 미팅으로 서둘러 떠납니다. 바이어에게 주문은 끝났습니다. 하지만 브랜드에게는 이제부터가 일입니다. 주문서를 다시 입력하고, 확인하고, 다른 영업 담당자의 주문과 합친 다음, 공장에 보낼 수량으로 바꿔야 합니다.

“시간을 얼마나 아낄 수 있을까?” 주문 접수를 디지털화하기 전에 반드시 나오는 질문이지만, 출처를 알 수 없는 수치로 답하는 경우가 너무 많습니다. 대학 연구, 컨설팅사 조사, 공공기관 평가 중 패션 홀세일만을 다룬 연구는 없지만, 각각이 문제의 일부를 비춰 줍니다. 이 글에서는 각 연구가 무엇을 측정하고 무엇을 다루지 않는지 정리하고, 일반적인 수치에 기대지 않고 자사의 효과를 수치화하는 방법을 소개합니다. 각 연구에는 발표 연도를 밝혀 두었으니 최신성을 직접 판단해 보세요.

종이나 엑셀 주문에서 시간은 어디로 사라질까?

시간은 상담이 끝난 뒤, 주문이 부스나 쇼룸에서 공장까지 가는 과정에서 사라집니다. 비교 글 종이 주문서, 엑셀, B2B 플랫폼에서 각 단계를 설명합니다. 소요 시간의 관점에서 보면 다음 여섯 가지로 정리됩니다.

• 이중 입력: 종이 주문서나 영업 담당자의 파일을 중앙 스프레드시트에 다시 입력하고, ERP나 회계 소프트웨어에 세 번째로 입력하는 경우도 많습니다.
• 검토: 품번, 컬러, 사이즈, 국가별 가격과 통화를 다시 확인하고 최소 주문 기준과 적용한 할인을 점검합니다.
• 수정: 잘못된 합계, 뒤바뀐 사이즈, 빠진 컬러의 원인을 찾아내고 고객에게 다시 전화해 확인합니다.
• 취합: 여러 영업 담당자의 파일을 합치고 전시회가 끝날 때 버전을 맞춥니다.
• 독촉: 서명되지 않은 주문서, 확인이 필요한 결제 조건, 청구해야 할 선금, 주문에 대한 바이어의 문의.
• 공장용 재입력: 제조사별로 모델·사이즈·컬러별 수량을 다시 구성합니다.

이 항목 중 어느 것도 전시회 일정표에는 없습니다. 이후 며칠에서 몇 주에 걸쳐 영업 담당자, 영업관리팀, 그리고 흔히 대표 본인에게 흩어집니다. 이렇게 분산되어 있기 때문에 비용으로 산정되는 일이 거의 없습니다.

스프레드시트 오류: 감사 결과 수식의 5.2%에서 발견

하와이대학교 연구자 Raymond Panko는 연구의 상당 부분을 스프레드시트 오류에 바쳤습니다. 2000년 EuSpRIG(European Spreadsheet Risks Interest Group) 제1회 심포지엄에서 발표되고 2008년 arXiv에 공개된 종합 연구 「Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do」에서 그는 1990년대에 수행된 실제 파일 감사들을 정리합니다. 수식 단위로 오류를 측정한 연구들은 검토한 수식의 5.2%에서 오류를 발견했습니다.

Panko는 이 결과를 인간 오류에 관한 더 넓은 연구 속에 위치시킵니다. 입력하기, 계산하기, 지시문 작성하기처럼 단순하지만 사소하지 않은 인지 작업은 일반적으로 1%에서 5% 사이의 기본 오류율을 보입니다. 스프레드시트는 사람의 동작을 쌓아 올린 것이고, 그 하나하나에 이 오류율이 따라붙습니다. 소프트웨어는 그 후로 바뀌었지만, 입력하는 손은 그다지 바뀌지 않았습니다.

이 오류율이 홀세일 주문에 의미하는 것

홀세일 주문은 한 줄로 끝나지 않습니다. 모델·컬러·사이즈별 수량 그리드에 국가별 가격과 할인까지 붙습니다. 가상의 주문으로 8개 모델, 모델마다 3개 컬러와 6개 사이즈를 생각해 보면 손으로 채울 셀은 144개입니다. 오류율이 1%라면 1건이 넘는 오류가, 5%라면 약 7건의 오류가 예상됩니다.

한 시즌 수주에서 수백 개의 셀을 다루면 오류가 섞여 있을 가능성은 거의 확실합니다. 남은 문제는 언제 발견되느냐입니다. 검토 단계일까요, 아니면 매장이 주문한 적 없는 사이즈를 개봉하는 납품 시점일까요? 참고로 사이즈 배분에는 고유한 규칙이 있으며, 사이즈 커브와 프리팩 가이드에서 자세히 다룹니다. 프리팩은 미리 구성해 한 박스 단위로 판매하는 세트를 말합니다.

영업 자동화: 업무의 3분의 1, 기업 4곳 중 1곳

McKinsey는 2020년 5월에 발표한 글 「Sales automation: The key to boosting revenue and reducing costs」에서 McKinsey Global Institute의 연구를 바탕으로, 영업 및 영업관리 업무의 약 3분의 1을 당시 기술로 쉽게 자동화할 수 있다고 추정합니다.

같은 글은 이 잠재력과 실제 사이의 격차도 측정합니다. 당시 적어도 하나의 영업 프로세스를 자동화한 기업은 4곳 중 1곳에 불과했습니다. 먼저 도입한 기업들은 10~15%의 효율 향상과 최대 10%의 매출 증대 가능성을 보고했습니다. 이 수치는 생성형 AI가 확산되기 전의 것입니다. 이후 잠재력은 아마 더 커졌고 도입도 늘었겠지만, 비교할 만한 측정 결과는 발표되지 않았습니다.

홀세일 브랜드에서 해당 업무는 쉽게 알아볼 수 있습니다. 주문 입력, 조건 확인, 주문 요약 발송, 독촉, 공장용 파일 준비입니다. 이 업무들은 수주 기간 동안 영업 담당자와 영업관리팀을 붙잡아 둡니다. 파일 작업에 쓰는 한 시간이 그대로 고객 응대에서 빠지는 시기입니다.

B2B 바이어: McKinsey의 ‘3분의 1 법칙’

McKinsey의 B2B Pulse Survey는 매년 B2B 의사결정자를 대상으로 조사합니다. 2024년 종합 보고서 「Five fundamental truths: How B2B winners keep growing」은 13개국 약 4,000명의 의사결정자를 바탕으로 합니다. 보고서는 ‘3분의 1 법칙’을 제시합니다. 바이어의 상호작용이 대면 접촉, 영업 담당자와의 원격 소통, 디지털 셀프서비스에 거의 균등하게 나뉜다는 것입니다.

이 분포는 습관의 변화를 보여 줍니다. 2020년 이전에는 응답자의 약 절반이 공급업체를 찾고 평가할 때 여전히 대면 접촉을 선호했습니다. 그래도 거래를 시작하는 단계에서는 대면 만남의 비중이 여전합니다. 응답자의 41%는 새로운 공급업체와 접촉할 때, 40%는 첫 구매 시 대면 접촉을 선호합니다.

브랜드의 역할 분담은 여기서 나옵니다. 전시회와 쇼룸은 여전히 거래 계정을 여는 곳입니다. 시즌 중 리오더, 변경, 후속 관리는 점점 더 디지털로 이루어집니다. 바이어가 직접 주문하고 주문 상황을 확인하는 포털은 영업 담당자의 자리를 지켜 주면서 부가가치가 낮은 업무에서 해방시켜 줍니다. 이 흐름은 디지털 홀세일 트렌드 글에서 분석합니다.

송장과 구매 주문서: 수작업 처리 비용

하셀트대학교: 연간 7,000유로 이상의 절감 가능성

청구 업무에 대해서는 벨기에 대학 연구가 구체적인 수치를 제시합니다. 하셀트대학교의 Poel, Marneffe, Vanlaer가 2016년 International Journal of Digital Accounting Research에 발표한 「Assessing the electronic invoicing potential for private sector firms in Belgium」은 683개 기업 조사를 바탕으로 합니다.

저자들은 표본 중 평균적인 소기업이 디지털 청구로 절감할 수 있는 금액을 연간 7,000유로 이상으로 추정합니다. 이 소기업들이 투자할 의향이 있다고 밝힌 금액은 평균 2,380유로로, 추정 효과의 3분의 1 수준에 그칩니다. 국가 단위로는 2014년 데이터 기준 벨기에 민간 기업의 청구 총비용이 34억 7,000만 유로(GDP의 0.96%)로 추정됩니다. 모든 송장이 디지털화되면 14억 6,000만 유로(GDP의 0.38%)까지 줄어들 수 있어, 그 차이는 약 20억 유로입니다.

APQC: 구매 주문서 1건 처리에 14달러에서 54달러 이상

주문 측면에서는 미국의 대표적인 벤치마킹 기관인 APQC가 2026년 4월 구매 주문서 처리 비용에 관한 지표를 발표했습니다. 가장 효율적인 상위 4분의 1 조직은 주문서 1건당 약 14달러를, 가장 비효율적인 4분의 1은 54달러 이상을 씁니다. 4배 가까운 이 차이는 주로 업무를 조직하는 방식에서 비롯됩니다.

이 수치는 바이어 측, 즉 거래처인 편집숍과 백화점에 관한 것입니다. 주문 과정을 단순하게 만들어 주는 공급업체는 그들의 시간을 아껴 주며, 그 절감 효과는 상담에서 내세울 수 있는 영업 논거가 됩니다.

홀세일 디지털화: 자사의 효과는 어떻게 계산할까?

연구는 대략적인 규모를 알려 줄 뿐, 자사의 컬렉션이나 팀, 고객에 대해서는 아무것도 말해 주지 않습니다. 방법은 한 시즌이면 충분합니다.

1. 최근 주문 10건 정도를 입력, 검토, 취합, 주문 요약 발송, 독촉, 공장용 파일 준비 등 단계별로 시간을 재세요.
2. 한 시즌의 오류를 세세요. 발송 후 수정한 라인, 대변 전표, 입력 오류로 인한 교환이나 분쟁, 그리고 이를 처리하는 데 쓴 시간입니다.
3. 주문 1건당 평균 시간에 연간 주문 건수를 곱하세요.
4. 이 시간을 관련 인력(영업 담당자, 영업관리팀, 대표)의 인건비 부담분을 포함한 시간당 비용으로 환산하세요.
5. 도구를 바꾼 뒤 한 시즌 동안 똑같은 측정을 반복해 비교하세요.

측정 절차는 결과만큼 중요합니다. ‘도입 후’ 측정이 ‘도입 전’과 다른 단계나 다른 사람을 대상으로 한다면, 비교는 아무것도 증명하지 못합니다.

예시 계산(가정에 따른 것이며 연구가 아닙니다)

연 2시즌에 걸쳐 600건의 주문을 처리하는 가상의 브랜드를 생각해 봅시다. 이 예시의 가정은 다음과 같습니다. 종이와 엑셀로는 주문 1건당 상담 후 작업 40분(재입력, 검토, 독촉), 주문을 도구에 직접 입력하면 15분, 주문의 5%에 수정에 1시간이 걸리는 오류가 있고, 인건비 부담분을 포함한 시간당 비용은 40유로입니다.

• 주문 1건당 절감 시간: 40 − 15 = 25분, 연간으로는 25 × 600 = 15,000분, 즉 250시간.
• 오류: 600건의 5% = 30건 × 1시간 = 30시간. 단순화를 위해 모두 피할 수 있다고 가정합니다.
• 합계: 250 + 30 = 280시간, 즉 주 35시간 기준 8주. 40유로로 환산하면 280 × 40 = 연간 11,200유로.

브랜드의 두 시즌으로 나누면 효과는 수주 기간마다 140시간이며, 팀이 가장 바쁜 몇 주에 집중됩니다. 이 수치는 가정 안에서만 유효합니다. 자사의 측정값으로 바꾸고, 예시에서 빠진 요소인 도구 비용, 교육, 확보된 시간 덕분에 생기는 매출을 더하세요.

시간 절감에 관한 연구의 한계

인용한 연구에는 각각 사각지대가 있습니다. 투자 검토 자료에 수치를 옮기기 전에 다음 다섯 가지 유의점을 기억하세요.

• 어느 연구도 패션 홀세일을 다루지 않습니다. 측정 대상은 스프레드시트, 영업 조직, 송장 전반입니다.
• 맥락이 다릅니다. 대기업, 국가, 데이터 수집 연도가 다르며, 1990년대의 스프레드시트 감사나 2014년·2020년의 수치는 지금과 다른 기술 수준을 보여 줍니다.
• 일부 수치는 확인된 효과가 아니라 잠재력입니다. ‘자동화할 수 있다’는 ‘자동화되었다’는 뜻이 아닙니다.
• 전망은 과대평가되기 쉽습니다. 유럽연합 집행위원회의 REFIT 스코어보드는 2020년에 발표된 제2차 송장 지침(2010/45/EU) 평가를 인용합니다. 이에 따르면 전자송장의 기대 절감액은 모든 송장이 전자 형식으로 바뀐다는 가정 아래 2010년에 최대 180억 유로로 추정되었지만, 2014~2017년에 실제로 확인된 금액은 10억 4,000만 유로였습니다. 실적은 높은 추정치의 6%에도 못 미칩니다.
• 효과는 사용 방식에 달려 있습니다. 제대로 정착하지 못해 별도의 엑셀 파일로 우회되는 도구는 아무것도 절감하지 못합니다.

먼저 측정하고, 그다음 도구를 고르세요

연구는 올바른 질문을 던지는 데 도움이 되지만, 투자 수익을 수치로 알려 주지는 않습니다. 여기서 진행 순서가 정해집니다. 먼저 이번 시즌 주문 10건 정도의 시간을 재고 지난 시즌의 오류를 세어 보세요. 이 출발점은 자사의 것이며 누구도 반박할 수 없습니다.

다음으로 ALTORE와 시장의 다른 솔루션 비교로 선택지를 비교하고, B2B 주문 접수 소프트웨어 선택 가이드로 꼼꼼히 검토하세요. 도구를 도입한 뒤에는 한 시즌 동안 같은 측정을 반복합니다. 동업자나 거래 은행 앞에서 설득력을 갖는 수치는 그것 하나뿐입니다.