Großhandel digitalisieren: Was Studien wirklich über die Zeitersparnis sagen

Am Messestand bestätigt die Einkäuferin einer Boutique ihre Auswahl, unterschreibt den Auftrag und eilt zum nächsten Termin. Für sie ist die Bestellung erledigt. Für die Marke beginnt die Arbeit erst: Der Auftrag muss neu erfasst, geprüft, mit denen der anderen Verkäufer zusammengeführt und in Mengen für die Fabrik übersetzt werden.

„Wie viel Zeit sparen wir?“ Diese Frage steht vor jeder Entscheidung, die Auftragserfassung zu digitalisieren, und sie wird allzu oft mit Zahlen ohne nachvollziehbare Herkunft beantwortet. Universitäre Forschung, Umfragen von Beratungshäusern, öffentliche Evaluierungen: Keine Studie befasst sich gezielt mit dem Modegroßhandel, doch jede beleuchtet einen Teil des Problems. Dieser Artikel zeigt, was sie messen, was sie auslassen und wie Sie Ihren eigenen Gewinn beziffern, ohne sich auf eine Pauschalzahl zu verlassen. Jede Studie ist datiert, damit Sie ihre Aktualität selbst beurteilen können.

Wo geht bei der Auftragserfassung auf Papier oder in Excel die Zeit verloren?

Die Stunden gehen nach dem Termin verloren, auf dem Weg der Bestellung vom Stand oder Showroom bis zur Fabrik. Der Vergleich Papierauftrag, Excel oder B2B-Plattform beschreibt jeden dieser Schritte. Unter dem Blickwinkel der aufgewendeten Zeit lassen sie sich auf sechs Posten reduzieren:

• Doppelerfassung: Der Papierauftrag oder die Datei des Verkäufers wird in die zentrale Tabelle übertragen, oft danach ein drittes Mal ins ERP oder die Rechnungssoftware.
• Prüfung: Artikelnummern, Farben, Größen, Länderpreise und Währung kontrollieren, den Mindestbestellwert und den gewährten Rabatt prüfen.
• Korrekturen: die Ursache einer falschen Summe, einer vertauschten Größe oder einer vergessenen Farbe suchen und den Kunden zur Bestätigung zurückrufen.
• Konsolidierung: die Dateien mehrerer Verkäufer zusammenführen und die Versionen am Messeende abgleichen.
• Nachfassen: nicht unterschriebene Aufträge, zu bestätigende Zahlungsbedingungen, anzufordernde Anzahlungen, Fragen des Einkäufers zu seiner Bestellung.
• Erfassung für die Fabrik: die Mengen nach Modell, Größe und Farbe für jeden Hersteller neu aufbauen.

Keiner dieser Posten steht im Messekalender. Sie verteilen sich auf die folgenden Tage und Wochen, zwischen Vertrieb, Vertriebsinnendienst und oft der Geschäftsführung selbst. So verstreut entgehen sie fast immer jeder Kostenrechnung.

Tabellenfehler: 5,2 % der Formeln in Audits betroffen

Raymond Panko, Forscher an der University of Hawaii, hat einen Großteil seiner Arbeit den Fehlern in Tabellenkalkulationen gewidmet. In seiner Übersicht „Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do“, im Jahr 2000 auf dem ersten Symposium der EuSpRIG (European Spreadsheet Risks Interest Group) vorgestellt und 2008 auf arXiv veröffentlicht, trägt er Audits realer Dateien aus den 1990er-Jahren zusammen. Die Studien, die Fehler Formel für Formel messen, finden sie in 5,2 % der untersuchten Formeln.

Der Forscher ordnet dieses Ergebnis in die breitere Forschung zu menschlichen Fehlern ein. Einfache, aber nicht triviale kognitive Handlungen wie Schreiben, Rechnen oder das Formulieren einer Anweisung weisen dort eine Grundfehlerrate von meist 1 % bis 5 % auf. Eine Tabelle summiert menschliche Handgriffe, und jeder davon trägt diese Rate. Die Software hat sich seither verändert; die Hand, die tippt, viel weniger.

Was diese Rate für eine Großhandelsbestellung bedeutet

Eine Großhandelsbestellung passt nicht in eine Zeile. Sie ist ein Raster aus Mengen nach Modell, Farbe und Größe, mit Länderpreisen und Rabatten. Nehmen wir eine hypothetische Bestellung über 8 Modelle in je 3 Farben und 6 Größen: 144 Zellen, von Hand auszufüllen. Bei einer Fehlerrate von 1 % ist mit mehr als einem Fehler zu rechnen, bei 5 % mit etwa 7.

Bei den Hunderten von Zellen einer Ordersaison sind Fehler also so gut wie sicher. Offen bleibt, wann sie entdeckt werden: bei der Prüfung oder bei der Lieferung, wenn die Boutique eine Größe auspackt, die sie nie bestellt hat. Die Größenverteilung folgt übrigens eigenen Regeln, die im Leitfaden zu Größenkurven und Prepacks erklärt werden, also vorsortierten Paketen, die als ein Karton verkauft werden.

Vertriebsautomatisierung: ein Drittel der Aufgaben, jedes vierte Unternehmen

In seinem im Mai 2020 erschienenen Artikel „Sales automation: The key to boosting revenue and reducing costs“ stützt sich McKinsey auf Forschungen des McKinsey Global Institute. Die Beratung schätzt, dass sich etwa ein Drittel der Aufgaben in Vertrieb und Vertriebsinnendienst mit der damaligen Technik leicht automatisieren lässt.

Derselbe Artikel misst die Lücke zwischen diesem Potenzial und der Praxis. Nur jedes vierte Unternehmen hatte damals mindestens einen Vertriebsprozess automatisiert. Die Vorreiter berichteten von Effizienzgewinnen von 10 bis 15 % und einem möglichen Umsatzplus von bis zu 10 %. Diese Zahlen stammen aus der Zeit vor dem Aufschwung der generativen KI: Das Potenzial dürfte seither gewachsen sein, die Verbreitung ebenso, doch eine vergleichbare Messung wurde nicht veröffentlicht.

In einer Großhandelsmarke sind die betroffenen Aufgaben leicht zu erkennen: Auftragserfassung, Prüfung der Konditionen, Versand der Auftragsbestätigungen, Nachfassen, Vorbereitung der Dateien für die Fabrik. Sie binden Vertrieb und Innendienst in den Orderwochen, also genau dann, wenn jede Stunde an einer Datei bei den Kunden fehlt.

B2B-Einkäufer: die „Drittelregel“ von McKinsey

Der B2B Pulse Survey von McKinsey befragt jedes Jahr B2B-Entscheider. Seine Auswertung 2024, „Five fundamental truths: How B2B winners keep growing“, beruht auf knapp 4.000 Entscheidern in 13 Ländern. Sie beschreibt eine „Drittelregel“: Die Interaktionen der Einkäufer verteilen sich etwa gleichmäßig auf persönlichen Kontakt, Austausch aus der Ferne mit einem Verkäufer und digitalen Self-Service.

Diese Aufteilung zeigt veränderte Gewohnheiten. Vor 2020 bevorzugte noch etwa die Hälfte der Befragten den persönlichen Kontakt, um Lieferanten zu recherchieren und zu bewerten. Das persönliche Treffen behält jedoch Gewicht, wenn eine Geschäftsbeziehung beginnt: 41 % der Befragten bevorzugen den persönlichen Kontakt mit einem neuen Lieferanten, 40 % beim ersten Kauf.

Für eine Marke ergibt sich daraus die Rollenverteilung. Messe und Showroom bleiben die Orte, an denen Kundenkonten eröffnet werden. Nachbestellungen während der Saison, Änderungen und die Nachverfolgung laufen zunehmend digital. Ein Portal, in dem der Einkäufer selbst bestellt und seine Bestellung verfolgt, lässt dem Verkäufer seinen Platz und entlastet ihn von Aufgaben mit geringem Wert. Der Artikel über die Trends im digitalen Großhandel analysiert diese Entwicklung.

Rechnungen und Bestellungen: was die manuelle Bearbeitung kostet

Universität Hasselt: über 7.000 € mögliche Einsparung pro Jahr

Für die Rechnungsstellung liefert eine belgische Universitätsstudie präzise Zahlen. Die 2016 im International Journal of Digital Accounting Research von Poel, Marneffe und Vanlaer (Universität Hasselt) veröffentlichte Arbeit „Assessing the electronic invoicing potential for private sector firms in Belgium“ beruht auf einer Befragung von 683 Unternehmen.

Die Autoren beziffern die mögliche Einsparung durch digitale Rechnungsstellung für ein durchschnittliches Kleinunternehmen der Stichprobe auf über 7.000 € pro Jahr. Diese Kleinunternehmen wären im Schnitt bereit, 2.380 € zu investieren, fast dreimal weniger als der geschätzte Gewinn. Auf Landesebene werden die gesamten Rechnungskosten belgischer Privatunternehmen auf Basis von Daten aus 2014 auf 3,47 Mrd. € (0,96 % des BIP) geschätzt. Sie könnten auf 1,46 Mrd. € (0,38 % des BIP) sinken, wenn alle Rechnungen digital wären, ein Unterschied von rund 2 Mrd. €.

APQC: von 14 bis über 54 Dollar für die Bearbeitung einer Bestellung

Auf der Bestellseite hat die APQC, die US-amerikanische Referenzorganisation für Benchmarking, im April 2026 ihre Kennzahlen zu den Kosten der Bearbeitung einer Einkaufsbestellung veröffentlicht. Das effizienteste Viertel der Organisationen wendet rund 14 Dollar pro Bestellung auf, das am wenigsten effiziente Viertel mehr als 54 Dollar. Dieser Abstand von fast eins zu vier hängt vor allem davon ab, wie die Arbeit organisiert ist.

Die Zahl betrifft die Einkäuferseite, also Ihre Kunden in Boutiquen und Warenhäusern. Ein Lieferant, der ihnen das Bestellen erleichtert, spart ihnen Zeit, und diese Ersparnis wird zu einem Verkaufsargument für den Termin.

Großhandel digitalisieren: Wie berechnen Sie Ihren eigenen Gewinn?

Studien liefern Größenordnungen. Über Ihre Kollektion, Ihr Team oder Ihre Kunden sagen sie nichts. Die Methode dauert eine Saison:

1. Stoppen Sie etwa zehn aktuelle Bestellungen Schritt für Schritt: Erfassung, Prüfung, Konsolidierung, Versand der Zusammenfassung, Nachfassen, Vorbereitung der Fabrikdatei.
2. Zählen Sie die Fehler einer Saison: nach dem Versand korrigierte Positionen, Gutschriften, Umtausch oder Streitfälle wegen eines Erfassungsfehlers und die Zeit für deren Bearbeitung.
3. Multiplizieren Sie die durchschnittliche Zeit pro Bestellung mit Ihrem jährlichen Bestellvolumen.
4. Bewerten Sie diese Stunden mit dem Vollkostenstundensatz der beteiligten Personen: Vertrieb, Innendienst, Geschäftsführung.
5. Wiederholen Sie nach dem Werkzeugwechsel genau dieselbe Messung über eine ganze Saison und vergleichen Sie.

Das Vorgehen zählt ebenso viel wie das Ergebnis. Erfasst die Messung „danach“ andere Schritte oder andere Personen als die Messung „davor“, beweist der Vergleich nichts mehr.

Rechenbeispiel (Annahmen, keine Studie)

Nehmen wir eine fiktive Marke, die 600 Bestellungen pro Jahr in zwei Saisons abwickelt. Für das Beispiel gelten folgende Annahmen: 40 Minuten Arbeit nach dem Termin pro Bestellung auf Papier und in Excel (Neuerfassung, Prüfung, Nachfassen), 15 Minuten, sobald die Bestellung direkt in einem Werkzeug erfasst wird, 5 % der Bestellungen mit einem Fehler, dessen Korrektur eine Stunde dauert, ein Vollkostenstundensatz von 40 €.

• Zeitersparnis pro Bestellung: 40 − 15 = 25 Minuten; aufs Jahr: 25 × 600 = 15.000 Minuten, also 250 Stunden.
• Fehler: 5 % von 600 = 30 Bestellungen × 1 Stunde = 30 Stunden, die der Einfachheit halber als vermieden gelten.
• Summe: 250 + 30 = 280 Stunden, also 8 Wochen à 35 Stunden; bei 40 € bewertet: 280 × 40 = 11.200 € pro Jahr.

Auf die zwei Saisons der Marke umgelegt, entspricht der Gewinn 140 Stunden pro Ordersaison, konzentriert auf die Wochen mit der höchsten Auslastung des Teams. Diese Zahlen gelten nur für ihre Annahmen. Ersetzen Sie sie durch Ihre Messwerte und ergänzen Sie, was das Beispiel ausblendet: Kosten des Werkzeugs, Schulung, Umsätze dank der freigewordenen Stunden.

Die Grenzen der Studien zur Zeitersparnis

Jede der zitierten Studien hat ihre blinden Flecken. Bevor Sie eine Zahl in eine Investitionsvorlage übernehmen, behalten Sie fünf Vorbehalte im Kopf:

• Keine befasst sich mit dem Modegroßhandel: Sie messen Tabellen, Vertriebsteams oder Rechnungen im Allgemeinen.
• Die Kontexte unterscheiden sich: Großunternehmen, Länder, Erhebungsjahre; ein Tabellen-Audit aus den 1990er-Jahren oder eine Zahl von 2014 oder 2020 beschreibt einen anderen Stand der Technik.
• Manche Zahlen sind Potenziale, keine festgestellten Gewinne: „automatisierbar“ heißt nicht „automatisiert“.
• Prognosen überschätzen oft: Laut dem REFIT-Scoreboard der Europäischen Kommission, das sich auf die 2020 veröffentlichte Evaluierung der zweiten Rechnungsrichtlinie (2010/45/EU) stützt, waren die erwarteten Einsparungen durch die E-Rechnung 2010 auf bis zu 18 Mrd. € geschätzt worden, unter der Annahme, dass alle Rechnungen elektronisch werden; tatsächlich festgestellt wurden 1,04 Mrd. € im Zeitraum 2014–2017. Das sind weniger als 6 % der hohen Schätzung.
• Der Gewinn hängt von der Nutzung ab: Ein schlecht eingeführtes Werkzeug, das durch eine parallele Excel-Datei umgangen wird, spart nichts.

Erst messen, dann das Werkzeug wählen

Studien helfen, die richtigen Fragen zu stellen; Ihre Rendite beziffern sie nicht. Daraus ergibt sich die Reihenfolge. Stoppen Sie zuerst etwa zehn Bestellungen der laufenden Ordersaison und zählen Sie die Fehler der vergangenen Saison: Dieser Ausgangswert gehört Ihnen, und niemand kann ihn bestreiten.

Vergleichen Sie danach die verfügbaren Ansätze mit ALTORE im Vergleich zu anderen Lösungen am Markt und prüfen Sie sie anhand des Leitfadens, um eine B2B-Software für die Auftragserfassung zu wählen. Ist das Werkzeug eingeführt, wiederholen Sie dieselbe Messung über eine ganze Saison. Nur diese Zahl wird vor Ihrem Teilhaber oder Ihrer Bank Bestand haben.