Wholesale-Bestelllösungen: ALTORE im Vergleich zu Papier, ERP und Marktplätzen

Am letzten Abend einer Messe fährt eine Marke mit einem Stapel am Stand ausgefüllter Bestellscheine nach Hause, dazu die Excel-Datei ihres Handelsvertreters im Ausland und einige Aufträge, die über einen Marktplatz eingegangen sind. Bevor die Produktion starten kann, muss jemand alles neu erfassen, Größen, Preise und Mindestmengen prüfen und die Mengen dann an die Fabriken weitergeben. Dabei wurde jedes dieser Werkzeuge aus guten Gründen gewählt, und keines ist für jede Marke das richtige. Bleibt die Frage, welches welchen Bedarf abdeckt und ab wann eine Lösungskategorie nicht mehr ausreicht.

Wie Sie diesen Vergleich der Wholesale-Bestelllösungen lesen

Die Tabelle vergleicht Kategorien von Werkzeugen, keine Produkte. Innerhalb derselben Kategorie unterscheiden sich die Funktionen von Anbieter zu Anbieter: Jede Zelle fasst eine häufige Situation zusammen, keine Regel, und beruht auf einer Einschätzung statt auf einer Messung. „Je nach Lösung“ bedeutet, dass manche Lösungen die Funktion anbieten und andere nicht. „Teilweise“ bedeutet, dass die Funktion in allgemeiner Form vorhanden ist, ohne für Mode gedacht zu sein.

Vier Kategorien werden ALTORE gegenübergestellt:

• Papier / Excel: der gedruckte Bestellschein oder Durchschreibeblock, danach die von der Marke geführte Tabelle.
• Allgemeines ERP / CRM: das Vertriebsmodul einer Unternehmenssoftware oder ein Kundenbeziehungswerkzeug, das für alle Branchen konzipiert ist.
• B2B-Marktplatz: ein Wholesale-Marktplatz, auf dem viele Marken ihre Kollektionen professionellen Einkäufern präsentieren.
• Allgemeine B2B-Plattform: eine Software für Online-Bestellungen zwischen Unternehmen, für alle Arten von Produkten konzipiert und nicht auf Mode spezialisiert.

Der Umstieg vom Papier auf digitale Werkzeuge wird im Vergleich Papier, Excel oder B2B-Plattform ausführlich behandelt; ein feineres Raster bieten die 12 Kriterien zur Wahl einer B2B-Software für die Auftragserfassung.

Warum sich die Wahl des Bestellwerkzeugs jetzt stellt

Professionelle Einkäufer haben ihre Gewohnheiten geändert. Laut einer 2024 von McKinsey & Company veröffentlichten Umfrage nutzen B2B-Kunden im Schnitt rund zehn Kanäle, um mit ihren Lieferanten zu kommunizieren, gegenüber fünf im Jahr 2016. Etwa ein Drittel von ihnen bevorzugt in jeder Phase des Einkaufs die digitale Selbstbedienung, also die Möglichkeit, selbstständig zu bestellen.

Auf Seiten der Marke stößt die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen, sobald die Dateien wachsen, und neu ist diese Erkenntnis nicht. Schon 2008 fand die von Raymond Panko, Forscher an der Universität von Hawaii, veröffentlichte Auswertung von Prüfungen Fehler in einem großen Teil der in Unternehmen untersuchten Tabellen, meist unbemerkt von ihrem Verfasser. Die Wahl eines Werkzeugs ist also keine Komfortfrage mehr: Sie betrifft die Zuverlässigkeit der Aufträge und den Spielraum, den man dem Händler lässt.

Die Vergleichstabelle, Kriterium für Kriterium

Zeile für Zeile gelesen, zeigt die Tabelle vor allem eines. Allgemeine Kategorien decken die Bedürfnisse, die allen Branchen gemeinsam sind, gut ab, etwa Preise je Kunde, Buchhaltung oder die Betreuung von Interessenten. Weniger gut decken sie die modespezifischen ab: das Größenraster, die Messe, die vor der Fertigung verkaufte Kollektion.

Papier und Excel: kostenlos, flexibel, aber ohne Kontrolle

Ein Bestellschein auf Papier hat nie einen leeren Akku, und eine Tabelle kostet so gut wie nichts. Ihre Flexibilität ist echt: Jeder passt seine Datei an seine Arbeitsweise an.

Die Grenze zeigt sich mit dem Volumen. Jeder Papierauftrag muss neu erfasst werden, mit den Mengen- oder Preisfehlern, die das mit sich bringt. Die Versionen derselben Datei vervielfachen sich. Vor allem prüft nichts die Geschäftsregeln im Moment der Auftragserfassung: Eine nicht erreichte Mindestbestellmenge oder ein falsch angewendeter Rabatt fällt erst im Nachhinein auf, wenn es heikel ist, noch einmal auf den Kunden zuzugehen.

Allgemeines ERP oder CRM: Referenz für die Verwaltung, weniger für den Stand

Das ERP bleibt das Referenzwerkzeug für Buchhaltung, Lager, Fakturierung und Einkauf. Ein allgemeines CRM strukturiert die Betreuung von Interessenten und den Austausch mit Kunden gut.

Ihr Vertriebsmodul erlaubt oft die Erfassung eines Auftrags, ist aber in der Regel eher für ein vernetztes Büro als für einen Messestand gedacht. Das Farben × Größen-Raster erfordert je nach Lösung eine eigene Konfiguration, und Standardsortimente oder Prepacks und Größenverteilungen sind nicht immer vorgesehen. Deshalb behalten viele Marken ihr ERP und binden ein Werkzeug für die Auftragserfassung an, das ihm die freigegebenen Mengen übermittelt.

B2B-Marktplatz: ein Kanal zum Entdecktwerden, eine geteilte Beziehung

Die Stärke eines Wholesale-Marktplatzes liegt in seiner Reichweite: Einkäufer, die aktiv nach neuen Marken suchen. Manche Plattformen übernehmen auch die Zahlungsabwicklung oder das Kreditrisiko.

Die Kehrseite lässt sich an der Tabelle ablesen. Die Marke wird neben anderen präsentiert, die Konditionen sind zum Teil die der Plattform, und die Beziehung zum Händler wird geteilt. Die Unterschiede beschreibt der Artikel Wholesale-Marktplatz oder Bestellportal der Marke ausführlich: In der Praxis ergänzen sich beide Ansätze häufig.

Allgemeine B2B-Plattform: breiter Anwendungsbereich, wenig Mode

Eine allgemeine B2B-Bestellplattform dient einem Eisenwarengroßhändler ebenso wie einem Lebensmittelhersteller. Sie bietet in der Regel einen Online-Katalog, Preise je Kunde und einen Bestellbereich für Händler, oft mit zahlreichen Integrationen.

Was sie nicht immer vorsieht, sind die Gepflogenheiten der Mode: Größenverteilungen, Sortimente, vor der Produktion verkaufte Kollektionen, Messen ohne Netz, Handelsvertreter und Showrooms im Ausland.

Wann ALTORE passt

ALTORE entspricht der Situation einer Marke in vier Fällen:

• Sie verkaufen Kollektionen auf Messen, im Showroom oder per Video, und Ihre Verkäufer müssen einen Auftrag auch ohne Netz erfassen können.
• Ihre Produkte gibt es in Farben und Größen, mit Standardsortimenten und Mengen, die an die Fabriken weitergegeben werden.
• Sie arbeiten mit Handelsvertretern, Importeuren oder Showrooms im Ausland, mit Preisen je Land und mehreren Währungen, und müssen Provisionen der Handelsvertreter berechnen.
• Sie möchten den Auftrag vor Ort oder aus der Ferne unterschreiben lassen, mit einer einfachen elektronischen Signatur und ihrer Beweisakte (siehe die elektronische Signatur eines Bestellscheins und ihre rechtliche Gültigkeit).

ALTORE und Ihre bestehenden Werkzeuge

ALTORE fügt sich in Ihre Organisation ein, ohne alles zu ersetzen. Es bündelt in einem einzigen Kundendatensatz die Aufträge von der Messe, aus dem Showroom, per Video und über Ihr Portal, zu Ihren Konditionen, damit jeder Kunde Saison für Saison mehr bestellt.

Es lässt sich außerdem an Ihr ERP anbinden: Die freigegebenen Aufträge werden dorthin übermittelt, und die Finanzbuchhaltung wird weiterhin in Ihrem gewohnten Verwaltungssystem geführt.

Jedes Kriterium in einer Demo prüfen

Ein Vergleich liefert Anhaltspunkte; entscheiden lässt sich nur mit einer Demo an Ihren eigenen Produkten. Bitten Sie jeden Anbieter, die Kriterien zu zeigen, die für Sie zählen, statt Kästchen anzukreuzen. Bringen Sie Ihr Größenraster, Ihre Preislisten und ein echtes Messeszenario mit, und prüfen Sie, wo Ihre Daten gehostet werden und wie Sie sie am Vertragsende zurückerhalten. Für einen Online-Dienst empfiehlt die französische Datenschutzbehörde CNIL, vor der Verpflichtung eine Risikoanalyse durchzuführen und Sicherheit, Reversibilität und Rückgabe der Daten im Vertrag zu regeln. Um den zu erwartenden Gewinn abzuschätzen, lesen Sie, was Studien über die Zeitersparnis sagen.

Womit Sie vor der Wahl eines Werkzeugs beginnen

Markieren Sie zuerst in der Tabelle die Zeilen, die in Ihrem Geschäft zählen. Behalten Sie Ihr ERP und suchen Sie ein Werkzeug, das sich daran anbinden lässt. Buchen Sie schließlich die Demos, und unterschreiben Sie erst, nachdem Sie die Reversibilitätsklausel gelesen haben.